Servicio
Gestión de la certificación
Asumimos la totalidad de la relación con la entidad certificadora, desde la solicitud de ofertas hasta la emisión del certificado.
Selección de la entidad certificadora
Las entidades de certificación no publican tarifas: todas trabajan con presupuesto personalizado. El importe ofertado depende en buena medida de cómo se formule la solicitud, en particular de la definición del alcance y del cómputo de personas, y de si existen ofertas alternativas con las que compararlo.
Preparamos la solicitud con esos elementos correctamente determinados, la trasladamos a varias entidades y presentamos las ofertas en términos comparables: jornadas propuestas, importe del ciclo completo de tres años, perfil del equipo auditor y disponibilidad de calendario.
La elección de a qué entidades conviene dirigirse no es un trámite automático. Depende del sector, del alcance, del reconocimiento que el certificado necesite tener en el mercado de destino y de la disponibilidad real de auditores competentes en esa materia. Por ese motivo el proceso requiere una conversación previa con nuestro equipo y su plazo es superior al de la propuesta de consultoría.
Acreditación: qué conviene verificar
La acreditación es la garantía de que la entidad certificadora ha sido evaluada como competente e imparcial por un organismo independiente. Un certificado emitido sin acreditación tiene un valor considerablemente menor: numerosos pliegos de licitación y departamentos de compras la exigen de forma expresa.
En España el organismo nacional de acreditación es ENAC. En otros países operan sus equivalentes, como UKAS en el Reino Unido, DAkkS en Alemania, COFRAC en Francia o ANAB en Estados Unidos. Todos ellos son firmantes de los acuerdos multilaterales de reconocimiento del IAF, lo que hace que sus certificaciones se reconozcan mutuamente a escala internacional.
La elección del organismo de acreditación no es indiferente y depende del destinatario del certificado. Una organización que licita con la Administración española tiene razones para preferir una entidad acreditada por ENAC. Una compañía que exporta o que responde a matrices extranjeras puede necesitar otro reconocimiento. Trabajamos con entidades acreditadas por distintos organismos y planteamos la opción que corresponde a cada situación.
Composición del equipo auditor
Nuestros auditores están cualificados y colaboran con entidades de certificación, de modo que pueden figurar como auditores propuestos en las ofertas que gestionamos.
Esto aporta previsibilidad al proceso: se conoce con antelación el perfil del equipo auditor, su experiencia sectorial y el criterio con el que se va a evaluar el sistema, lo que elimina el factor de incertidumbre que suele acompañar a la auditoría de certificación.
Existe un límite que conviene precisar: quien ha prestado la consultoría no puede en ningún caso auditar para certificar a esa misma organización, porque los requisitos de imparcialidad lo impiden. La dimensión de nuestro equipo permite separar ambas funciones sin perder el conocimiento sectorial.
El ciclo de tres años
El certificado tiene una vigencia de tres años, y durante ese periodo el sistema se somete a auditorías de seguimiento anuales, más breves que la inicial. Al tercer año se realiza una auditoría de renovación que abre un ciclo nuevo.
Conviene conocerlo desde el principio, porque determina el coste real a medio plazo y porque la primera auditoría de seguimiento tiene un plazo máximo contado desde la fecha de decisión de certificación, no desde la auditoría. Gestionamos ese calendario con la entidad para que no se pase por alto.
Acompañamiento y cierre del proceso
El acompañamiento cubre la auditoría de etapa 1 y la de etapa 2. La etapa 1 revisa la documentación y el grado de preparación; la etapa 2 verifica sobre evidencias que el sistema opera con eficacia. Nuestra función es asegurar que cada requerimiento del auditor encuentre respuesta y evidencia sin necesidad de improvisación por parte del personal de la organización.
Si se identifican no conformidades, elaboramos el análisis de causa, el plan de acciones y las evidencias de cierre dentro del plazo fijado por la entidad certificadora, hasta la emisión del certificado.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la acreditación y por qué es relevante?
La acreditación certifica que la entidad de certificación es competente e imparcial, y la otorga un organismo nacional independiente. En España es ENAC; en otros países, organismos equivalentes como UKAS, DAkkS, COFRAC o ANAB, todos ellos firmantes de los acuerdos multilaterales de reconocimiento del IAF.
Conviene señalar que estos organismos no facturan nada a la organización que se certifica: sus tarifas se aplican a las entidades de certificación para acreditarlas.
¿Cuánto varía el importe entre unas entidades y otras?
De forma apreciable, y por razones diversas: el reconocimiento de la marca, la estructura de costes de la entidad y la disponibilidad de auditores competentes en el sector. Para un mismo alcance las diferencias justifican solicitar más de una oferta.
Es igualmente aconsejable comparar el ciclo completo de tres años y no únicamente la auditoría inicial, porque es donde las ofertas presentan mayores divergencias.
¿Es posible cambiar de entidad certificadora?
Sí. Se denomina transferencia de certificación y está regulada por IAF MD 2. Procede cuando el certificado se encuentra en vigor, ha sido emitido por una entidad acreditada y no existen no conformidades mayores abiertas. Gestionamos el proceso cuando el servicio recibido no resulta satisfactorio o cuando el importe de renovación se ha desviado.
¿En cuánto tiempo dispondremos de las ofertas?
Nuestra propuesta de consultoría se remite en menos de 24 horas laborables. Las ofertas de entidades certificadoras requieren más tiempo, porque no se solicitan de forma indiscriminada: nuestro equipo mantiene antes una conversación con la organización para determinar el alcance con precisión y seleccionar las entidades adecuadas a su sector y a su mercado.
Una solicitud bien formulada a las entidades correctas produce ofertas mejores que una solicitud rápida enviada a todas.
Hablemos de su caso
Cada proyecto se presupuesta de forma individual. Cuéntenos qué norma necesita y en qué situación se encuentra, y recibirá la propuesta en menos de 24 horas laborables.